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Les secrets d’une « multi-équipe » efficace et au diapason (2ème partie) !

Cette seconde partie reprend les conseils avisés de Mark Mortensen et Heidi K. Gardner paru en octobre-novembre 2017 dans l’article du magazine Harvard Business Review : « Leading teams the overcommitted organization why it’s hard to share people accross multiple teams-and what to do about it ». Dans un contexte où l’optimisation du temps et de la matière grise est essentielle, les entreprises ont recours à la « multi-équipe ». En affectant des personnes à plusieurs équipes prenant en charge différents projets, les managers tendent à améliorer l’efficacité et la productivité. Pour gérer de telles équipes transversales et polyvalentes il est indispensable d’avoir une bonne organisation tout en favorisant le lien social.

Un ordre de priorités conflictuelles à anticiper

Au moment de former ses équipes, le manager d’équipe devrait parler explicitement des priorités de chacun qui peuvent se faire concurrence les unes par rapport aux autres. En identifiant préventivement les périodes de crise à travers les projets, il peut ainsi réorganiser les délais ou se dégager certaines plages horaires qu’il pourra consacrer à ses propres tâches.

Les responsables doivent instaurer un climat de confiance et une ambiance conviviale. Les membres des équipes doivent pouvoir s’exprimer ouvertement et de manière productive sur les problèmes rencontrés ou les éventuels problèmes qu’ils rencontreront. Le manager doit rendre le sujet “discutable” afin que les membres de ses équipes ne se sentent pas coupables de provoquer des conflits. Cela permettra de confronter le problème de façon  constructive et anticiper les situations similaires à venir.

Non aux réunions sans issue qui traînent en longueur !

Une bonne gestion du temps entre les équipes passe par l’établissement d’un bon rythme de réunions. Au début, le manager aura envie de planifier plusieurs réunions d’équipes à des moments critiques. Les études montrent qu’une mise au point à mi-parcours du projet constitue une période cruciale. C’est à ce moment précis que les membres des équipes passent à la vitesse supérieure sachant pertinemment qu’ils ont un temps limité.

Pour organiser une réunion efficace, la présence du manager est évidemment obligatoire et il est nécessaire de :

s’assurer de l’intervention de chaque membre même seulement pour 10 minutes. L’arrivée tôt du responsable d’équipe lui permettra de vérifier que tous les membres ont des dates précises de réunion avec leurs équipes
n’inviter que les membres concernés par l’ordre du jour de la réunion
ne pas oublier de se servir de la technologie : utiliser le précieux temps de réunion en direct pour les mises à jour, envoyer un courrier électronique de deux-trois lignes ou mettre à jour un tableau de bord en ligne afin que les gens puissent suivre les progrès. Bien que la technologie ne remplace pas l’interaction en face-à-face, elle peut être utile lorsqu’une réunion de tous les membres n’est pas faisable
être créatif : les jeunes membres de l’équipe sont plus susceptibles de regarder une mise à jour vidéo de 30 secondes que de lire un mémo de deux pages. Des vérifications et suivis spontanés sur Skype ou FaceTime peuvent donner de bons indices sur le niveau de stress, l’implication et la motivation des membres.

La création d’un environnement favorable à l’apprentissage mutuel

L’apprentissage rend le travail plus significatif et il constitue un avantage majeur pour la « multi-équipe ». Toutefois, il est souvent évincé par les contraintes de temps et ce, pour plusieurs raisons :

– les personnes dont le temps est réparti entre plusieurs projets sont moins susceptibles d’observer régulièrement les actions de leurs coéquipiers,
– les membres voyant seulement un aspect d’un projet ne le resituent pas forcément dans un contexte leur permettant de mettre en place certaines actions appropriées,
– Ils ont également tendance à se concentrer sur des tâches à court terme et à communiquer les uns avec les autres seulement au besoin.

Pour y remédier, les managers d’équipes peuvent désigner des membres occupant différentes fonctions pour cogérer certaines parties du projet. Les contacts transversaux favoriseront l’apprentissage mutuel.  De la même manière, les membres les plus expérimentés peuvent parrainer les nouveaux venus afin de collaborer ensemble et optimiser le transfert de connaissances.

Il est important de se rappeler que la plupart des comportements sont motivés par un sentiment d’équité. Si certaines personnes faisant leur part de travail pensent que d’autres ne la font pas, celles-ci seront très rapidement démotivées. La reconnaissance des contributions de chacun des membres lors de réunions les rend visibles aux yeux de tous et permet à chacun de prendre conscience des efforts collectifs accomplis.

Gérer une « multi-équipe » demande beaucoup de temps et d’efforts mais en s’investissant quotidiennement le manager ne pourra que contribuer à diffuser les meilleures pratiques au sein de  l’organisation. Si vous souhaitez vous aussi avoir des conseils sur le coaching d’équipe n’hésitez pas à nous contacter : contact@impacts.fr

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